1. Cine e responsabil
QFROST SRL, CUI RO26101394, Str. Domniţa Bălaşa, nr. 11A, Mun. Slobozia, jud. Ialomița, cod 920043 — angajatorul, operatorul datelor. Contact: office@qfrost.ro.
2. Ce se înregistrează
- poziția mașinii, viteza și direcția, cam o dată la câteva secunde cât mașina merge;
- pornirea și oprirea motorului, tensiunea bateriei, kilometrajul (odometru);
- evenimentele de condus: frânări, accelerări și viraje bruște, depășirea pragului de viteză, mers la ralanti, tractare, lovire, bruiaj sau deconectarea dispozitivului;
- opririle la clienți și în alte locuri, alimentările (inclusiv poza bonului pe care o încarci tu).
Nu se înregistrează sunet sau imagine și nu se urmărește telefonul tău. Dispozitivul e legat de mașină, nu de persoană.
3. De ce
- siguranța mașinilor și a mărfii (furt, accident, tractare);
- foile de parcurs și consumul de carburant, care sunt documente justificative pentru cheltuieli (obligație fiscală);
- organizarea livrărilor și a traseelor, dovada că marfa a ajuns la client;
- siguranța rutieră și întreținerea mașinilor (revizii la kilometraj).
Temeiul este interesul legitim al firmei (art. 6 alin. (1) lit. f GDPR), în condițiile art. 5 din Legea nr. 190/2018, și obligațiile fiscale pentru foile de parcurs (lit. c). Am ales GPS-ul pentru că foile de parcurs completate de mână și telefoanele nu dau o evidență sigură a kilometrilor și a consumului, iar alte mijloace mai puțin intruzive nu ating aceste scopuri.
4. Când
Dispozitivul transmite cât timp mașina e pornită sau se mișcă. Mașinile firmei se folosesc pentru serviciu; o mișcare în afara programului (luni–sâmbătă, 06:00–20:00) apare ca alertă la birou. Dacă ai aprobare să folosești mașina și în timpul liber, spune-o la birou: se notează, iar datele din acel interval nu se folosesc pentru evaluarea ta.
5. Cine vede datele
Doar administratorii și biroul (administrație), în panoul flotei. Șoferul își vede propriile curse, foi de parcurs și alimentări. Datele nu se dau altcuiva, în afară de autorități când legea o cere (ex. control fiscal, poliție, instanță) și de furnizorii tehnici ai platformei (AIROD — găzduire și întreținere, Hetzner — centrul de date din Germania).
6. Cât se păstrează
Pozițiile GPS brute, evenimentele de condus și opririle se șterg automat după 30 de zile (art. 5 lit. d din Legea nr. 190/2018). Foaia de parcurs zilnică (kilometri, traseu pe localități, carburant) rămâne ca document contabil, cât cere legea contabilității.
7. Drepturile tale
Poți cere să vezi datele înregistrate despre mașina pe care ai condus-o, corectarea foii de parcurs, restricționarea sau ștergerea datelor când nu mai există un temei și te poți opune prelucrării. Scrie la office@qfrost.ro. Poți depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro). Detalii generale în Politica de confidențialitate.
8. Consultarea salariaților
Monitorizarea a fost adusă la cunoștința salariaților înainte de a fi folosită. Dacă există sindicat sau reprezentanți ai salariaților, ei sunt consultați conform art. 5 lit. b din Legea nr. 190/2018.