1. Cine prelucrează datele
Operatorul datelor este QFROST SRL, CUI RO26101394, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J21/369/2009, cu sediul în Str. Domniţa Bălaşa, nr. 11A, Mun. Slobozia, jud. Ialomița, cod 920043 („QFROST”, „noi”). Pentru orice întrebare despre datele personale ne scrii la office@qfrost.ro.
Politica acoperă platforma de lucru crm.qfrost.ro (aplicațiile pentru birou, agenți, vansales, gestionar, șoferi și comodat), pagina de factură deschisă din codul QR și site-ul qfrost.ro. Suntem o firmă de distribuție care lucrează în principal cu alte firme; datele personale pe care le avem sunt mai ales ale persoanelor de contact ale clienților și furnizorilor și ale propriilor angajați.
2. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei
| Despre cine | Ce date | De ce | Temeiul (art. 6 GDPR) |
|---|---|---|---|
| Persoanele de contact ale clienților (magazine, HoReCa, instituții) și clienții persoane fizice | nume, funcție, telefon, e-mail, adresa punctului de lucru și poziția lui pe hartă, CNP/CUI unde legea cere pe factură, semnătura la primirea mărfii, comenzile, facturile, plățile, soldul | preluarea comenzilor, livrarea, facturarea, încasarea, recuperarea sumelor datorate, contractele de comodat pentru congelatoare | executarea contractului (lit. b); obligații legale fiscale și contabile (lit. c); interesul nostru legitim de a ne încasa banii și de a ne apăra în caz de litigiu (lit. f) |
| Persoanele de contact ale furnizorilor | nume, telefon, e-mail, facturile primite prin RO e-Factura | aprovizionare, recepția mărfii (NIR), plata furnizorilor | contract (lit. b); obligații legale (lit. c) |
| Plătitorii din extrasul bancar | numele și IBAN-ul plătitorului, suma, data și detaliile plății | confirmarea încasării pe factura corectă | obligații contabile (lit. c); interes legitim (lit. f) |
| Angajații și colaboratorii care folosesc platforma | nume, e-mail, rol, gestiunea și mașina alocată, jurnalul acțiunilor în aplicație (ce document a emis, a tipărit sau a deschis, când) | organizarea muncii, controlul accesului, trasabilitatea operațiunilor cu bani și marfă | contractul de muncă (lit. b); obligații legale (lit. c); interes legitim (lit. f) |
| Șoferii și agenții care conduc mașinile firmei | poziția GPS a mașinii, viteza, contactul, evenimentele de condus (frânări, accelerări, viraje bruște), opririle, alimentările (inclusiv poza bonului), foile de parcurs | siguranța mașinilor și a mărfii, foile de parcurs și consumul de carburant (justificarea cheltuielilor), organizarea traseelor, siguranța rutieră | interes legitim (lit. f), în condițiile art. 5 din Legea nr. 190/2018; obligații fiscale (lit. c). Detalii în Informarea privind GPS. |
| Vizitatorii site-ului și ai paginilor publice | adresa IP și datele tehnice ale cererii (jurnalul serverului) | funcționarea și securitatea site-ului | interes legitim (lit. f) |
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra cuiva. Sistemul poate propune singur legarea unei plăți de o factură sau poate semnala o depășire de viteză, dar deciziile care privesc oamenii le iau oameni.
3. De unde avem datele
De la tine sau de la firma pentru care lucrezi (comenzi, contracte, documente), de la angajații noștri care completează fișa clientului, de la ANAF (RO e-Factura, RO e-Transport, date publice despre firme), de la bancă (extrasul de cont) și de la dispozitivele GPS montate pe mașinile firmei.
4. Cui le dăm
- Autorități, când legea o cere: ANAF (RO e-Factura, RO e-Transport, controale fiscale), alte instituții, instanțe.
- Furnizori care lucrează pentru noi, pe bază de contract și doar cât au nevoie:
- AIROD EOOD (Ruse, Bulgaria) — dezvoltarea, găzduirea și întreținerea platformei;
- Hetzner Online GmbH (Germania) — centrul de date în care stă serverul;
- Enable Banking Oy (Finlanda) — prestator autorizat de servicii de informare cont (PSD2), prin care citim extrasul conturilor firmei, dacă legătura cu banca e activă;
- OpenStreetMap Foundation și serviciile Nominatim / OSRM — hărți, găsirea poziției unei adrese și calculul traseelor (primesc adresa punctului de lucru, fără nume);
- banca noastră, pentru plăți și încasări.
- Clientului sau furnizorului cu care lucrezi, datele trecute pe documentele pe care le primește (factura, avizul, chitanța).
Datele stau în Uniunea Europeană. Nu le vindem și nu le folosim pentru reclame. Dacă un șofer deschide navigația în Google Maps sau Waze din aplicație, destinația ajunge la acele servicii, după regulile lor.
5. Cât timp le păstrăm
| Datele | Cât timp |
|---|---|
| Facturi, avize, chitanțe, NIR-uri, extrase, foi de parcurs și celelalte documente financiar-contabile | cât cer Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul de procedură fiscală (de regulă 5–10 ani de la încheierea exercițiului financiar) |
| Datele persoanelor de contact ale clienților și furnizorilor | cât durează colaborarea, apoi 3 ani (termenul general de prescripție), dacă nu stau pe documente contabile |
| Pozițiile GPS brute, evenimentele de condus și opririle la clienți | 30 de zile, apoi se șterg automat (art. 5 lit. d din Legea nr. 190/2018); foaia de parcurs rămâne ca document contabil |
| Contul de utilizator al angajatului | cât durează colaborarea; după încetare contul se dezactivează, iar urmele din documente rămân cât documentele |
| Jurnalele serverului web | câteva zile, apoi se rotesc |
6. Cum le protejăm
Legătură criptată (HTTPS), conturi personale cu parolă, acces pe roluri (fiecare vede doar aplicația lui: agent, vansales, gestionar, șofer; panoul complet doar biroul), parole stocate ca amprentă criptografică, jurnal pentru operațiunile cu bani și pentru deschiderea facturilor primite, server într-un centru de date din UE, copii de siguranță. Dacă apare totuși un incident de securitate care pune în pericol datele, îl tratăm și îl anunțăm conform art. 33–34 GDPR.
7. Drepturile tale
Ai dreptul să afli ce date avem despre tine și să primești o copie (acces), să ceri corectarea lor (rectificare), ștergerea lor când nu mai există un temei să le păstrăm, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor pe care ni le-ai dat tu și să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim (inclusiv monitorizării GPS). Scrie-ne la office@qfrost.ro; răspundem în cel mult o lună.
Dacă nu ești mulțumit de răspuns, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, cod 010336, www.dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro, sau te poți adresa instanței.
8. Cookie-uri
Platforma folosește doar cookie-urile strict necesare pentru logare și securitate — vezi Politica de cookie-uri.
9. Modificări
Când se schimbă ceva important, actualizăm pagina și data de sus. Varianta în vigoare e mereu cea publicată aici.